Nesvarbu, ar jums reikia, kad tūkstančiai klientų sutiktų su atnaujintomis sąlygomis, ar šimtai darbuotojų pasirašytų naują darbuotojų vadovą, masinis kūrimas suteikia paprastą sprendimą.
Kad geriau suprastumėte, kaip galite masiškai kurti dokumentus iš šablono, panagrinėkime pavyzdį, kuriame sugeneruojama daug darbo sutarties priedų, skirtų siųsti pasirašyti potencialiems darbuotojams.
Procesą sudaro trys etapai:
„Excel“ skaičiuoklės su duomenimis paruošimas.
Masiškai kurkite dokumentus.
Paruoškite savo šabloną
Pirmiausia, šablono dokumentas turi būti paruoštas programoje „Microsoft Word“, o laukai, kurie bus pildomi, turi būti pažymėti kaip dinaminiai laukai naudojant {{garbanotieji_skliausteliuose}}.
Daugiau apie tai, kaip paruošti šablonus, galite perskaityti čia:Šablonų kūrimas „Agrello“ programoje
Kai atliksite šį veiksmą, galite tęsti kitą.
Atsisiųskite „Excel“ šabloną
Kad jums būtų paprasčiau, įkėlę šabloną galite atsisiųsti iš anksto paruoštą „Excel“ šabloną iš Agrello. Tokiu būdu galite būti tikri, kad nepraleidote jokių laukų, o duomenų užpildymas bus automatiškai sulygintas, kai pradėsite dokumento kūrimo procesą.
Masinis dokumentų kūrimas
Dabar esate pasiruošę naudoti masinio kūrimo funkciją, kad vienu metu sukurtumėte kelis dokumentus.
Dokumento šablono rodinyje spustelėkite „Naudoti šabloną“ mygtuką ir pasirinkite „Masinis dokumentų kūrimas“.
Pasirinkite galutinį formatą, kurio jums reikia pagal savo šalies ar verslo poreikius.
Tai atidarys masinio kūrimo vedlį.
Įkelkite savo „Excel“
Pasirinkite „Excel“ failą su norimais įrašais.
Pastaba: Sistema leidžia importuoti net 1000 eilučių iš vieno failo, tačiau maksimalus dokumentų, kuriuos galite sukurti vienoje partijoje, skaičius yra 100. |
Susieti parašo laukus
Dabar reikia apibrėžti, kuriame „Excel“ stulpelyje sistema ras pasirašiusiųjų el. pašto adresą. Jei naudojate šabloną, viskas turėtų būti sutapdinta automatiškai, bet vis tiek galite ką nors pakeisti, jei nuspręsite.
Pasirinkite tinkamą stulpelį arba stulpelius ir spustelėkite „Tęsti“.
Patikrinkite duomenų susiejimą ir, jei reikia, pakeiskite
Šiame žingsnyje reikia susieti šablone esančius duomenų laukus su stulpeliais programoje „Excel“. Vėlgi, jei naudojate iš anksto sukurtą „Excel“ šabloną, viskas turėtų būti susieta automatiškai, bet prireikus galite pakeisti susiejimą.
Čia galime pamatyti, kaip tai atrodo, kai baigsime procesą
Norėdami tęsti, spustelėkite „Tęsti“.
Paskutiniame etape apibrėžiame kiekvieno dokumento dinaminį pavadinimą. Dinaminis dokumento pavadinimas sudarytas iš šablono pavadinimo ir vieno iš duomenų stulpelių. Pavyzdžiui, Darbuotojų elgesio kodeksas – Jarmo Tuisk. Galite pridėti atskirą dokumento pavadinimo stulpelį prie masinio kūrimo „Excel“ failo, kad nustatytumėte dokumento pavadinimą.
Norėdami pridėti pasirinktinio dokumento pavadinimo lauką, „Excel“ skaičiuoklėje sukurkite stulpelį pavadinimu „dokumento pavadinimas“, kaip parodyta toliau pateiktame pavyzdyje.
Tada, konfigūruodami dokumentų pavadinimus masinio kūrimo vedlyje, tiesiog spustelėkite dokumento pavadinimo stulpelį, kaip parodyta paveikslėlyje.
Kai tai bus padaryta, spustelėkite „Sukurti dokumentus“.
Priklausomai nuo eilučių skaičiaus programoje „Excel“, dokumento kūrimo procesas gali užtrukti nuo kelių sekundžių iki poros minučių. Taigi, jei iš karto nematote dokumentų, šiek tiek palaukite ir tada atnaujinkite aplanko ekraną.
Paskutinis žingsnis – dokumentų peržiūra ir išsiuntimas pasirašymui
Visi dokumentai yra sukurti programoje ruošiantis pasirašymui būsena, ir jūs galite juos saugiai peržiūrėti prieš išsiųsdami partneriams. Tam galite naudoti masinį siuntimą.
Išsiuntus dokumentus, galite stebėti jų tvarkymo procesą ir užbaigimą dokumentų aplanko rodinyje „Eiga“.