Olgu teil vaja, et tuhanded kliendid kinnitaksid uuendatud tingimused või sajad töötajad allkirjastaksid uue töötajate käsiraamatu – hulgiloomine pakub selleks lihtsat lahendust.
Et paremini mõista, kuidas mallist dokumente hulgina luua, vaatame läbi näite, kus genereeritakse palju töölepingute lisasid, mis saadetakse tulevastele töötajatele allkirjastamiseks.
Protsess koosneb kolmest sammust:
Dokumentide hulgiloomine
Dokumendi malli ettevalmistus
Kõigepealt tuleb ettevalmistada dokumendi mall, mida saab teha kas MS Wordis või Google docis. Kasuta kindlasti docx formaati. Vanemad doc formaadid ei ole toetatud.
Väljad, mis soovitakse automaatselt täita, tuleb märkida dünaamiliste väljadena kasutades {{topeltkõveraid_sulgusid}}.
Mallide ettevalmistamise kohta saate rohkem lugeda siit: Agrellos mallide loomine.
Kui see samm on tehtud, võid liikuda järgmise juurde.
Laadige alla exceli mall
Et teha eelnev samm lihtsamaks, saate pärast malli üleslaadimist Agrellosse alla laadida eelnevalt koostatud Exceli malli.
Nii võite olla kindel, et ükski väli pole puudu ja andmed sobitatakse automaatselt, kui alustad dokumentide loomise protsessi.
Dokumentide hulgi loomine
Nüüd olete valmis kasutama hulgiloomise funktsiooni, et luua korraga mitu dokumenti.
Malli vaates klõpsake nupul „Kasuta malli“ ja vali „Loo dokumendid hulgina“.
Seejärel vali lõplik failiformaat, mis sobib sinu riigi või ärivajadustega.
Avaneb hulgiloomise viisard.
Laadige oma excel üles
Valige Exceli fail soovitud kirjetega.
Märkus: süsteem lubab importida kuni 1000 rida ühest failist, kuid ühe partiiga saab luua maksimaalselt 100 dokumenti.
Seostage exceli ja malli väljad
Nüüd peate määrama, millisest Exceli veerust leiab süsteem allkirjastajate e-posti aadressid. Kui kasutate eelnevalt loodud malli, peaks kõik sobituma automaatselt, kuid vajadusel saate seoseid muuta.
Vali õige(d) veerg(ud) ja klõpsake „Jätka“.
Kontrollige väljade seoseid ja vajadusel muudke
Selles etapis seostate malli andmeväljad Exceli veergudega. Kui kasutasite eelnevalt alla laaditud Exceli malli, on seosed enamasti juba automaatselt tehtud, kuid saate neid soovi korral muuta.
Siin näeme, milline näeb protsess välja pärast lõpetamist.
Kui olete valmis, klõpsa „Jätka".
Viimases etapis määrame iga dokumendi dünaamilise nime. Dünaamiline dokumendinimi koosneb malli nimest + ühest andmeveerust. Näiteks: „Töötaja käitumiskoodeks – Jarmo Tuisk“.
Soovi korral võite lisada Excelisse eraldi veeru dokumendinime jaoks.
Selle jaoks lisa Exceli tabelisse veerg nimega näiteks „document name“, nagu allolevas näites.
Seejärel valige hulgiloomise viisardis dokumendinime seadistamisel oma dokumendinime veerg.
Kui see on tehtud, klõpsake „Loo dokumendid“.
Sõltuvalt Exceli ridade arvust võib dokumentide loomine võtta paar sekundit kuni paar minutit. Kui dokumendid kohe ei ilmu, oodake veidi ja seejärel värskendage kausta vaadet.
Viimane samm - dokumentide ülevaatamine ja allkirjastamiseks saatmine
Kõik dokumendid luuakse olekusse „valmistamisel allkirjastamiseks“, nii et saate need enne välja saatmist rahulikult üle vaadata. Korraga välja saatmiseks võite kasutada hulgi saatmise funktsiooni. Selleks muudke dokumendid aktiivseks ja vajutage „Saada" nuppu.
Pärast saatmist saate allkirjastamise kulgu ja dokumentide valmimist jälgida oma dokumendikausta Progress-vaates.