Neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešams, lai tūkstošiem klientu pieņemtu atjauninātos noteikumus, vai simtiem darbinieku parakstītu jaunu darbinieku rokasgrāmatu, masveida izveide nodrošina vienkāršu risinājumu.
Lai labāk izprastu, kā no veidnes var vairumā izveidot dokumentus, aplūkosim piemēru, kurā tiek ģenerēti daudzi darba līguma pielikumi, lai tos nosūtītu parakstīšanai potenciālajiem darbiniekiem.
Process sastāv no trim posmiem:
Excel izklājlapas sagatavošana ar datiem.
Izveidojiet dokumentus masveidā.
Sagatavojiet savu veidni
Vispirms veidnes dokuments ir jāsagatavo programmā Microsoft Word, un lauki, kas tiks aizpildāmi, ir jāatzīmē kā dinamiskie lauki, izmantojot {{curly_brackets}}.
Vairāk par veidņu sagatavošanu varat lasīt šeit: Veidņu izveide programmā Agrello
Kad esat pabeidzis šo darbību, varat turpināt ar nākamo.
Lejupielādējiet Excel veidni
Lai vienkāršotu procesu, pēc veidnes augšupielādes varat lejupielādēt iepriekš sagatavotu Excel veidni no Agrello. Tādā veidā varat būt pārliecināts, ka neesat izlaidis nevienu lauku, un datu aizpildījums tiks automātiski saskaņots, tiklīdz sāksiet dokumenta izveides procesu.
Dokumentu masveida izveide
Tagad jūs esat gatavs izmantot masveida izveides funkciju, lai vienlaikus izveidotu vairākus dokumentus.
Dokumenta veidnes skatā noklikšķiniet uz "Izmantot veidni" pogu un izvēlieties "Dokumentu masveida izveide".Izvēlieties galīgo formātu, kas nepieciešams jūsu valstij vai uzņēmuma vajadzībām.
Tas atvērs masveida izveides vedni.
Augšupielādējiet savu Excel failu
Izvēlieties Excel failu ar vēlamajiem ierakstiem.
Piezīme: Sistēma ļauj importēt pat 1000 rindas no viena faila, taču maksimālais dokumentu skaits, ko var izveidot vienā partijā, ir 100. |
Kartēt paraksta laukus
Tagad jums ir jādefinē, kurā Excel kolonnā sistēma atradīs parakstītāju e-pasta adresi. Ja izmantojat veidni, visam vajadzētu tikt automātiski saskaņotam, taču jūs joprojām varat kaut ko mainīt, ja vēlaties.
Atlasiet pareizo kolonnu vai kolonnas un noklikšķiniet uz "Turpināt".
Pārbaudiet datu kartējumu un, ja nepieciešams, mainiet
Šajā solī veidnē pieejamie datu lauki ir jāsaista ar Excel kolonnām. Atkal, ja izmantojāt iepriekš izveidotu Excel veidni, visam vajadzētu tikt sasaistītam automātiski, taču varat mainīt sasaisti, ja nepieciešams.
Šeit mēs varam redzēt, kā tas izskatās, kad esam pabeiguši procesu
Noklikšķiniet uz "Turpināt", lai turpinātu.
Pēdējā solī mēs definējam katra dokumenta dinamisko nosaukumu. Dinamiskais dokumenta nosaukums sastāv no veidnes nosaukuma un vienas no datu kolonnām. Piemēram, Darbinieku rīcības kodekss — Jarmo Tuisks. Lai noteiktu dokumenta nosaukumu, varat pievienot atsevišķu dokumenta nosaukuma kolonnu savam masveida izveides Excel failam.
Lai pievienotu pielāgotu dokumenta nosaukuma lauku, Excel izklājlapā izveidojiet kolonnu ar nosaukumu, piemēram, "dokumenta nosaukums", kā redzams tālāk redzamajā piemērā.
Pēc tam, konfigurējot dokumentu nosaukumus masveida izveides vednī, vienkārši noklikšķiniet uz dokumenta nosaukuma kolonnas, kā parādīts attēlā.
Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz "Izveidot dokumentus".
Atkarībā no rindu skaita programmā Excel dokumenta izveides process var ilgt no dažām sekundēm līdz pat pāris minūtēm. Tāpēc, ja dokumenti netiek parādīti uzreiz, nedaudz uzgaidiet un pēc tam atsvaidziniet mapes ekrānu.
Pēdējais solis — dokumentu pārskatīšana un nosūtīšana parakstīšanai
Visi dokumenti tiek izveidoti programmā sagatavots parakstīšanai stāvoklī, un jūs varat tos droši pārskatīt, pirms nosūtāt darījuma partneriem. Šim nolūkam varat izmantot masveida sūtīšanu.
Kad dokumenti ir nosūtīti, varat izsekot to apstrādes procesam un pabeigšanai dokumentu mapes progresa skatā.