Sissejuhatus

PDF (Portable Document Format) on laialdaselt kasutatav failivorming, mis on loodud selleks, et dokument säilitaks oma välimuse erinevates seadmetes ja operatsioonisüsteemides.

PDF-fail võib sisaldada teksti, pilte, vorme, linke ja muud dokumendisisu. Kuna PDF-faile saab avada enamiku tavapäraste programmidega, on see praktiline vorming lepingute, arvete, aruannete ja muude äridokumentide jagamiseks.

PDF-fail ei ole automaatselt allkirjastatud ega juriidiliselt siduv dokument. Selle õiguslik toime sõltub selles sisalduvast elektroonilisest allkirjast, allkirjastamise protsessist ja kohaldatavast õigusest.

Õiguslik staatus ja vastavus nõuetele

PDF on dokumendivorming, mitte elektroonilise allkirja tase. PDF-fail võib olla allkirjastamata, allkirjastatud lihtsa elektroonilise allkirjaga või allkirjastatud täiustatud või kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga.

Euroopa Liidu eIDAS-määruse kohaselt ei või elektroonilisele allkirjale õiguslikku mõju keelata üksnes seetõttu, et see on elektrooniline. Kvalifitseeritud elektroonilisel allkirjal on kogu EL-is käsitsi antud allkirjaga võrdne õiguslik toime.

Allkirjastatud PDF-faili puhul on peamised küsimused: kes allkirjastas, kuidas allkirjastaja tuvastati, kas sertifikaat on usaldusväärne ja kas allkirjastatud sisu on muutunud. Pelgalt faililaiend nendele küsimustele vastust ei anna.

Tehniline ülevaade

PDF on iseseisev dokumendifail, mis võib sisaldada dokumenti, fonte, küljenduse juhiseid, pilte, vorme ja metaandmeid. See võimaldab dokumendil säilitada oma algse kujunduse sõltumata sellest, millises seadmes see avatakse.

Tüüpiline PDF-fail võib sisaldada järgmist:

teksti, pilte ja lehekülje kujunduse infot;
manustatud fonte ja värviprofiile;
interaktiivseid vorme, linke ja märkusi;
metaandmeid, näiteks pealkirja, autori ja loomise teavet;
manustatud elektroonilist allkirja, kui dokument on allkirjastatud.

PDF-i elektroonilised allkirjad ja PAdES

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) on ETSI standardite perekond, mis kirjeldab otse PDF-faili manustatud elektroonilisi allkirju.

PAdES-iga on allkirjastatud PDF ja selle allkiri ühes failis. See muudab dokumendi jagamise, salvestamise ja valideerimise lihtsaks ilma eraldi allkirjakonteinerita.

PAdES-allkiri võib sisaldada valideerimiseks vajalikku teavet, näiteks allkirjastaja sertifikaati, allkirjastamise aega ja pikaajalise valideerimise andmeid. Täpne saadaolev teave sõltub allkirjaprofiilist ja allkirjastamisteenusest.

Pärast PDF-faili allkirjastamist võivad allkirjastatud sisu muudatused allkirja kehtetuks muuta. Mõned töövood võivad lubada piiratud toiminguid, näiteks määratud vormiväljade täitmist või uue allkirja lisamist; kontrollige alati pärast iga muudatust valideerimise olekut.

Kuidas avada ja kontrollida allkirjastatud PDF-faili

Avage originaalne PDF-fail rakenduses või teenuses, mis toetab PDF-i elektrooniliste allkirjade valideerimist, näiteks Adobe Acrobatis või Agrellos.

Kontrollige allkirjapaneeli või valideerimise tulemust, et kinnitada järgmist:

Allkirjastaja identiteet ja sertifikaadi andmed
Kas allkiri on kehtiv ja allkirjastatud sisu on muutmata
Allkirjastamise aeg või ajatempel, kui see on olemas
Kõik hoiatused sertifikaadi usalduse, tühistamise või dokumendimuudatuste kohta

Ärge tuginege üksnes nähtavale allkirjapildile või dokumenti sisestatud nimele. Ainuüksi visuaalne märge ei tõenda, et PDF on digitaalselt allkirjastatud või et selle sisu on terviklik.

Praktilised soovitused

Allkirjastatud PDF-failiga töötades:

Säilita originaalne allkirjastatud PDF-fail
Pärast allkirjastamist ärge dokumenti redigeerige, PDF-iks printige ega uuesti salvestage.
Jaga originaalfaili, mitte ekraanipilti või kopeeritud versiooni
Enne allkirjale lootmist kasutage ühilduvat valideerimistööriista
Salvesta allkirjastatud PDF-fail koos sellega seotud äridokumentidega