Agrello kinnitamise funktsioon on loodud selleks, et lisada enne allkirjastamist selge ettevõttesisene ülevaatamise etapp, võimaldades meeskondadel kinnitada, tagasi lükata ja kommenteerida dokumente ühe töövoo raames. See aitab dokumendi mustandi, kinnitamise ja seejärel allkirjastamise etappi selgemalt käsitleda, pakkudes meeskonnale ühist lähtekohta.
1. samm – ettevalmistamine kinnituseks
1. Dokumendi kinnitamisele saatmiseks on kaks valikut: dokumendi üleslaadimine või malli kasutamine.
Dokumendi üleslaadimisel klõpsake:
Või kasutades malli klõpsake:
2. Seejärel valige vasakul külgribal, kes peab dokumendi enne allkirjastamiseks saatmist kinnitama. Saate lisada mitu kinnitajat ja vajadusel määrata kinnitamise järjekorra.
Kui dokument on valmis, saatke see välja, klõpsates paremas ülanurgas nupul „Saada kinnitamisele”.
2. samm – dokumentide kinnitamine
Pärast dokumendi kinnitamiseks saatmist saab kinnitaja lisada kommentaari, dokumendi tagasi lükata või selle koheselt kinnitada.
Kommentaari lisamine
Kui dokument vajab selgitust saab kinnitaja kommentaari jätta. See annab dokumendi omanikule kasulikku konteksti ebamäärase sõnumi (nt „palun uuenda seda ja saada uuesti“) asemel.
Kommentaari jätmiseks avage lihtsalt vasakul külgribal vahekaart „Kommentaarid” ja sisestage oma sõnum väljale „Lisa kommentaar”.
Dokumendi tagasilükkamine
Kinnitaja saab dokumendi tagasi lükata ja otsustada seda allkirjastamiseks mitte saata.
Dokumendi tagasilükkamiseks peate lihtsalt tegema järgmist:
Klõpsake nuppu „Lükka tagasi”.
Lisage hüpikaknasse tagasilükkamise põhjus.
Kui kinnitaja dokumendi tagasi lükkab, siis töövoog peatub. Dokumenti ei saadeta automaatselt allkirjastamiseks, seega saab probleemi lahendada enne, kui see jõuab kliendi, töötaja, tarnija või äripartnerini.
Pärast vajalike muudatuste tegemist saab dokumendi omanik kinnitamise töövoo taaskäivitada. Ettevalmistusprotsessi taaskäivitamiseks klõpsake nuppu „Tagasi ettevalmistusse“.
Dokumendi kinnitamine
Kui kõik on õige ja dokument on allkirjastamise ettevalmistamiseks valmis, peab kinnitaja klõpsama paremas ülanurgas nupul „Kinnita“.
Auditi logi
Kõik dokumendiga seotud toimingud salvestatakse dokumendi detailidesse. Seal näete, kes dokumenti vaatas, tagasi lükkas, kinnitas või allkirjastas.
Auditi logi vaatamiseks klõpsake vasakul külgribal nuppu „Info“ ja seejärel valige „Vaata dokumendi auditi logi“.
Dokumendi auditi logi on saadaval protsessi igal sammul.
3. samm – kinnitatud dokumendi saatmine allkirjastamiseks
Kui dokument on kinnitatud, jääb üle ainult see allkirjastamiseks saata. Selleks tuleb teha järgmist:
Jaotise „Laadi alla kinnitusleht“ all klõpsata „Valmista allkirjastamiseks“.
Valige hüpikaknas sobiv vorming.
Täitke vasakul külgribal väli „Allkirjastaja meil”.
Klõpsake paremas ülanurgas nuppu „Saada allkirjastamiseks“.