Agrello apstiprinājumi ir paredzēti, lai pirms parakstīšanas pievienotu skaidru iekšējās pārskatīšanas posmu, ļaujot komandām apstiprināt, noraidīt un komentēt dokumentus vienā darbplūsmā. Apstiprinājumi palīdz skaidrāk pārvietot dokumentu no melnraksta uz apstiprināšanu un pēc tam uz parakstīšanu, nodrošinot komandai kopīgu atskaites punktu.
1. darbība – sagatavošana apstiprināšanai
1. Lai nosūtītu dokumentu apstiprināšanai, varat augšupielādēt dokumentu vai izmantot veidni.
Augšupielādējot dokumentu, noklikšķiniet uz:
Vai, lai nosūtītu no veidnes, noklikšķiniet uz:
2. Pēc tam kreisajā sānjoslā izvēlieties, kam dokuments ir jāapstiprina pirms tā nosūtīšanas parakstīšanai. Varat pievienot vairākus apstiprinātājus un, ja nepieciešams, noteikt apstiprināšanas secību.
Kad esat gatavs, nosūtiet dokumentu, augšējā labajā stūrī noklikšķinot uz “Nosūtīt apstiprināšanai”.
2. darbība – dokumentu apstiprināšana
Pēc tam, kad dokuments ir nosūtīts apstiprināšanai, apstiprinātājs var pievienot komentāru, pilnībā noraidīt dokumentu vai nekavējoties to apstiprināt.
Komentāra pievienošana
Ja dokumentam nepieciešams precizējums vai skaidrojums par to, kas jāpārbauda, apstiprinātājs var atstāt komentāru. Tas sniedz dokumenta īpašniekam noderīgu kontekstu, nevis neskaidru ziņojumu, piemēram, "lūdzu, atjauniniet to un nosūtiet vēlreiz".
Lai atstātu komentāru, vienkārši atveriet cilni Komentāri kreisajā sānjoslā un ievadiet savu ziņojumu laukā “Pievienot komentāru”.
Dokumenta noraidīšana
Apstiprinātājs var noraidīt dokumentu un izlemt neturpināt tā nosūtīšanu parakstīšanai.
Lai noraidītu dokumentu, jums vienkārši ir:
Noklikšķiniet uz “Noraidīt”.
Uznirstošajā logā pievienojiet noraidīšanas iemeslu.
Ja apstiprinātājs noraida dokumentu, darbplūsma tiek apturēta. Dokuments netiek automātiski nosūtīts parakstīšanai, tāpēc problēmu var novērst, pirms dokuments nonāk pie klienta, darbinieka, piegādātāja vai biznesa partnera.
Pēc nepieciešamo izmaiņu veikšanas dokumenta īpašnieks var atkārtoti palaist apstiprināšanas darbplūsmu. Lai atkārtoti sāktu sagatavošanas procesu, noklikšķiniet uz “Atgriezt sagatavošanā”.
Dokumenta apstiprināšana
Ja viss ir pareizi un dokuments ir gatavs sagatavošanai parakstīšanai, apstiprinātājam augšējā labajā stūrī jānoklikšķina uz “Apstiprināt”.
Audit piezīmes
Visas ar dokumentu saistītās darbības tiek reģistrētas sadaļā dokumenta informācija. Tur varat redzēt, kas dokumentu ir skatījis, noraidījis, apstiprinājis vai parakstījis.
Lai skatītu audit piezīmes, kreisajā sānjoslā noklikšķiniet uz “Info” un pēc tam atlasiet “Skatīt dokumenta audita piezīmes”.
Dokumenta audit piezīmes ir pieejamas katrā procesa posmā.
3. darbība – apstiprinātā dokumenta nosūtīšana parakstīšanai
Kad dokuments ir apstiprināts, atliek tikai nosūtīt to parakstīšanai.
Lai to izdarītu, jums ir nepieciešams:
Sadaļā “Lejupielādēt apstiprinājuma lapu” noklikšķiniet uz “Sagatavot parakstīšanai”.
Uznirstošajā logā izvēlieties piemērotu formātu.
Kreisajā sānjoslā aizpildiet lauku “parakstītāja e-pasts”.
Visbeidzot, augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz “Nosūtīt parakstīšanai”.